Inleiding

Flextra Vertaalservice acht het beschermen van persoonsgegevens van bezoekers van onze website en van klanten van groot belang. Je persoonlijke gegevens worden derhalve met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld en beveiligd.

Verwerkingsverantwoordelijke

Flextra Vertaalservice wordt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Flextra Vertaalservice is gevestigd aan Jan Maenenstraat 33, 6363 AG Wijnandsrade, en is bereikbaar op telefoonnummer 045-5778328 of via e-mail privacy@flextravertaalservice.nl.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle gegevensverwerkingen die door Flextra Vertaalservice worden gedaan en voor alle door haar beheerde websites. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Flextra Vertaalservice is de heer Rob Laumen, bereikbaar via e-mail privacy@flextravertaalservice.nl of telefoonnummer 045-5778328.

Gegevens die wij verwerken

Hieronder vind je een overzicht van de bedrijfs- en persoonsgegevens die wij verwerken:

• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie (bijv. per e-mail of via een formulier op onze website) en telefonisch
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Btw-nummer
• KvK-nummer

Waarvoor en op welke grondslag wij je gegevens verwerken

Flextra Vertaalservice verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Om je via e-mail te informeren over nieuwe producten, diensten en acties van Flextra Vertaalservice. Dit zullen wij uitsluitend doen als je voor het gebruik van je e-mailadres vooraf toestemming hebt gegeven.
2. Voor het afhandelen van vragen, offerteaanvragen of klachten die via de website, schriftelijk, telefonisch of per e-mail binnenkomen. Flextra Vertaalservice is hiertoe gerechtigd in het kader van de precontractuele fase.
3. Voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit door het aanvaarden van onze offerte of het verlenen van een opdracht.
4. Wanneer je contact met ons opneemt met vragen, opmerkingen, klachten of het inroepen van een van je rechten. Dit kan telefonisch zijn, maar hieronder verstaan wij ook dat je ons via e-mail of sociale media benadert, het contactformulier invult, meedoet aan enquêtes en/of onderzoek of je aanmeldt voor onze (e-mail)nieuwsbrief.
5. Om te kunnen voldoen aan de wettelijke fiscale verplichtingen die op Flextra Vertaalservice rusten.
6. Voor de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten specifiek gericht op onze dienstverlening.
7. Voor het berekenen en vastleggen van financiële gegevens als gevolg van de met je gesloten overeenkomst.
8. Daarnaast is Flextra Vertaalservice op grond van een gerechtvaardigd belang gerechtigd om je te informeren over nieuwe producten en diensten, waarbij wij rekening trachten te houden met je voorkeuren op basis van aangeschafte of afgenomen producten en/of diensten, je interesses op basis van met je toestemming vastgelegd gebruik van onze website (inclusief eventuele gebruikte apps). Flextra Vertaalservice kan dit ook doen via campagnes op sociale media.
9. Ten behoeve van interne analyse en het doen van onderzoek voor het ontwikkelen en verbeteren van producten en diensten.

Over wie wij persoonsgegevens verwerken

Flextra Vertaalservice verwerkt de persoonsgegevens van huidige klanten, voormalige klanten, potentiële klanten, bezoekers van onze website en overige belanghebbenden en geïnteresseerden.

Wie de gegevens ontvangen

Flextra Vertaalservice verstrekt de gegevens uitsluitend aan partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst tussen je en onze organisatie. Met al deze partijen zijn overeenkomsten afgesloten waarin bepaald is welke activiteiten in opdracht zijn en onder gezag en instructie van Flextra Vertaalservice uitgevoerd mogen worden. Deze partijen mogen de gegevens niet voor eigen of andere doeleinden verwerken of gebruiken. Daarnaast zullen wij je gegevens nimmer aan derden verhuren, verkopen of op andere wijze verstrekken voor commerciële doeleinden.

E-mail

Als je door Flextra Vertaalservice op de hoogte gehouden wilt worden van nieuwe producten, diensten en acties, dan kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. Wanneer je toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, dan zullen wij deze aan je toezenden. Deze toestemming kun je altijd intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink in onze e-mailnieuwsbrief of door een e-mail te sturen aan privacy@flextravertaalservice.nl onder vermelding van ‘afmelding nieuwsbrief’.

Hoelang wij je gegevens bewaren

Flextra Vertaalservice hanteert bij de volgende bewaartermijnen:

• Contactgegevens: 3 jaar na einde van de overeenkomst of laatste contactmoment.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform de hiervoor wettelijk geldende termijn.
• Transactiegegevens: 5 jaar waaronder afgenomen producten en diensten.
• Informatieverzoeken, klachten: 3 jaar na afhandeling van je verzoek of klacht.
• Blokkering van je gegevens: zolang wettelijk voorgeschreven is om uitvoering te geven aan je verzoek tot blokkering.

Beveiliging

Flextra Vertaalservice heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je gegevens te beveiligen en om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot je persoonsgegevens. Deze maatregelen worden door Flextra Vertaalservice regelmatig geëvalueerd, aangepast en indien nodig geactualiseerd. De toegang tot je gegevens is zodanig ingericht dat uitsluitend geautoriseerde medewerkers van Flextra Vertaalservice toegang hebben tot je gegevens voor zover zij dit nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Onze website is zodanig beveiligd dat persoonsgegevens die je op onze website invult via een beveiligde verbinding aan onze organisatie worden verzonden.

Je rechten

Eenieder over wie Flextra Vertaalservice persoonsgegevens verwerkt, heeft het recht om inzage in de eigen persoonsgegevens te vragen. Mocht blijken dat je gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kun je deze gegevens laten corrigeren. Daarnaast heb je recht op gegevensoverdracht. Dit betekent dat de gegevens die onze organisatie verwerkt op grond van je toestemming of op basis van de overeenkomst, aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunnen worden overgedragen. Wil je gegevens in het geheel laten verwijderen, dan kun je dit kenbaar maken aan onze organisatie. Wij zullen je gegevens dan verwijderen vanaf het moment dat er geen sprake is van nog na te komen (financiële) verplichtingen.

Als je een van je rechten wenst in te roepen, dan kun je dit doen door een e-mail te sturen aan privacy@flextravertaalservice.nl onder vermelding van inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht. Flextra Vertaalservice zal ervoor zorgen dat je verzoek binnen de hiervoor wettelijk vastgestelde termijn wordt afgehandeld.

Blokkering van je gegevens voor marketing

Als je door Flextra Vertaalservice in het geheel niet meer op de hoogte wilt worden gehouden van relevante producten en diensten of acties, dan kun je dit kenbaar maken door een e-mail te sturen aan privacy@flextravertaalservice.nl onder vermelding van “Blokkering”. Wij zullen je contactgegevens dan blokkeren, zodat je niet meer door onze organisatie wordt benaderd.

Sociale media

Onze organisatie gaat graag, via het web en (eigen) socialemediakanalen, in dialoog met klanten, geïnteresseerden en bezoekers van de website over onze organisatie, diensten en activiteiten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen, die via sociale media kenbaar worden gemaakt, te beantwoorden. Wij volgen hiervoor het internet en socialemediakanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Hierbij spannen wij ons in om feeds op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief in te gaan op individuele, relevante opmerkingen en om vragen te beantwoorden. Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren, kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan feeds en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, wij (persoons)gegevens vast zullen leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met deze privacyverklaring verwerkt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan socialemediakanalen of de content op hun socialemediakanalen. Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je contact met ons opnemen via privacy@flextravertaalservice.nl.

Cookies

Gebruik van cookies

Flextra Vertaalservice maakt bij het aanbieden van haar diensten op de website gebruik van cookies. Dit is een klein, eenvoudig tekstbestandje met gegevens dat of op de harde schrijf van je computer, laptop, tablet of smartphone uitgelezen of opgeslagen wordt, of in de sessie van je browser staat.

Onze organisatie maakt gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in de vraag hoe bezoekers onze website bereiken en hoe de website wordt gebruikt. In verband daarmee worden via onze website cookies geplaatst. De informatie die Google verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd zonder dat je IP-adres wordt doorgegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan die informatie aan derden verschaffen als Google hiertoe wettelijk verplicht wordt.

De cookies die Google Analytics plaatst zijn de volgende:

Een cookie die een ID geeft aan je browser. Via dit ID worden de unieke paginabezoeken berekend maar er worden geen persoonsgegevens aan gekoppeld. Aangezien het ID niet vaak hoeft te wijzigen heeft deze een duur van 2 jaar (_utma).

Een cookie de sessie van de gebruiker aanduidt. Als je bijvoorbeeld ’s morgens om 9 uur de website bezoekt tot 10 uur, dan is dit één sessie. Wanneer je ’s middags om 3 uur nog een keer de website bezoekt, is dit een nieuwe sessie (_utmc). Omdat je tussendoor kunt pauzeren voordat een nieuwe sessie wordt gestart, staat dit cookie op 30 minuten (_utmb). Een cookie houdt tevens bij waar je vandaan bent gekomen. Dit cookie wordt geüpdatet per paginaweergave en heeft een duur van 6 maanden (_utmz).

Ten slotte wordt een cookie geplaatst om de verzoeksnelheid te vertragen. Dit cookie heeft een duur van 10 minuten (_utmt).

Cookies verwijderen

Uiteraard kun je de cookies die op je computer, laptop, smartphone worden geplaatst, altijd verwijderen. De manier waarop cookies verwijderd kunnen worden, hangt af van de door je gebruikte internetbrowser (bijv. Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, Safari, Opera, Brave etc.) Raadpleeg je internetbrowser voor instructie over de manier waarop je cookies kunt verwijderen.

Andere websites

Op de website van onze organisatie kun je links naar andere websites aantreffen. Flextra Vertaalservice kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang met je persoonsgegevens door die partijen. Lees hiervoor het privacybeleid, indien aanwezig, van de website die je bezoekt.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

Flextra Vertaalservice neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Je kunt hierbij denken aan besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens eraan te pas komt.

Klachten over de omgang met je persoonsgegevens

Als je van mening bent dat Flextra Vertaalservice handelt in strijd met dit privacybeleid of de geldende privacywetgeving, of onzorgvuldig omgaat met je persoonsgegevens, dan kun je altijd een klacht bij ons indienen via privacy@flextravertaalservice.nl of via telefoonnummer 045-5778328. Uiteraard zullen wij je klacht zo snel mogelijk in behandeling nemen om te zorgen dat deze wordt opgelost. Als je van mening bent dat je klacht niet naar tevredenheid door ons is opgelost, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen

Als je na het lezen van het privacybeleid vragen en/of opmerkingen hebt, dan kun je contact opnemen met ons via privacy@flextravertaalservice.nl of via telefoonnummer 045-5778328.

Wijzigingen

Flextra Vertaalservice behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Belangrijke wijzigingen in de verwerking van je persoonsgegevens of in het privacybeleid zullen wij bovendien kenbaar maken via de website www.flextravertaalservice.nl en andere door Flextra Vertaalservice gebruikte communicatiekanalen.

Wijnandsrade, 12-01-2022